10 Tipps die deine Produktivität und Effizienz steigern

Du möchtest deine Produktivität steigern und endlich effektiv und effizient deine Arbeit schneller erledigen, um möglichst viel Freizeit mit deiner Familie und Freunden zu genießen?

Dann solltest du jetzt unbedingt weiterlesen, denn ich verrate dir einige Tipps, die dich dabei unterstützen, deine Produktivität und Effizienz deutlich zu steigern.

Statt unnötig viel Zeit an deinem Schreibtisch zu sitzen, kannst du gemütlich Zeit mit deinen Kindern verbringen, dein Hobby pflegen und Spaß haben.

Ich habe im Laufe der Jahre vieles ausprobiert, um meine Produktivität und Effizienz zu steigern. Manches hat gut funktioniert, manches weniger oder gar nicht.

Die Tipps, die bei mir am besten funktionieren, habe ich hier für dich zusammen gefasst.

Außerdem zeige ich dir ein kostenloses Tool, das dich dabei unterstützt, deine Zeitdiebe zu entlarven, damit du diese reduzieren kannst. Allein dadurch wirst du künftig bereits produktiver arbeiten.

1. Das Pareto-Prinzip – mehr Produktivität mit der 80/20 Regel

Sicherlich hast du bereits des öfteren vom Pareto-Prinzip gehört: es besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse auf 20 Prozent des Aufwands basieren.

Umgekehrt führen 80 Prozent der Aktivitäten gerade mal zu 20 Prozent der angestrebten Erfolge.

Demzufolge kannst du ohne nennenswerte Einbußen extrem viel Zeit sparen, wenn du dich auf die entscheidenden 20 Prozent konzentrierst.

Aber wie wendest du es richtig an, um deine Produktivität und Effizienz zu steigern?

Das Pareto-Prinzip geht auf den italienischen Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto zurück und auch heute ist die 80/20 Regel noch in vielen Bereichen aktuell.

So z. B. der Klassiker, dass in vielen Unternehmen etwa 20% der Kunden für 80% des Umsatzes sorgen oder etwa sorgen 20% der Verkäufer für 80% des Umsatzes.

Im Internet sind bspw. 20% der Webseiten für etwa 80% der Datenvolumen verantwortlich…

Das Pareto-Prinzip bei laufenden Projekten

Bezogen auf unser eigenes Business im Internet kann man ebenfalls davon ausgehen, dass etwa 20 Prozent unserer Projekte 80 Prozent unseres Umsatzes einfahren, während andere Projekte viel Arbeit und Aufwand benötigen, ohne nennenswerte Ergebnisse zu bringen.

Und genau auf diese 20 Prozent deiner Projekte solltest du dein Hauptaugenmerk legen und diese immer weiter optimieren, verbessern und ausbauen.

Umgekehrt solltest du die Projekte aussortieren, die den höchsten Aufwand verursachen bei verhältnismäßig wenig Umsatz.

Das Pareto-Prinzip beim Erstellen neuer Projekte

Auch bei neuen Projekten kannst du die 80/20 Regel anwenden, indem du eine To-Do-Liste erstellst und die Aufgaben auf dieser Liste nach Priorität sortierst. Teile die Liste ein in 80% Aufgaben und 20% Aufgaben.

Überlege bereits beim Sortieren, ob es sich um eine 20% Aufgabe handelt. Aber auch während der Erstellung solltest du die Regel im Blick behalten, um negative Perfektion zu vermeiden. Hast du bereits ein oder mehrere Projekte nicht zu Ende gebracht, weil du dich durch die sogenannte “negative Perfektion” selbst ausgebremst hast?

Ich ja!!! Mehr als ein gutes Produkt von mir wurde nie fertig, weil ich mich zu sehr auf 80%-Details konzentriert habe.

Das Pareto-Prinzip im beruflichen Alltag

Im unserem beruflichen Alltag können wir uns natürlich nicht immer an das Pareto-Prinzip halten, da bestimmte Aufgaben nun mal erledigt werden müssen, unabhängig von ihrem direkten finanziellen Nutzen.

So kannst du bspw. nicht darauf verzichten, deine E-Mails zu beantworten, Support zu bieten oder Ähnliches – auch wenn dies nicht unmittelbar zu einer Umsatzsteigerung führt.

Dennoch solltest du auch im beruflichen Alltag versuchen, dich so gut wie möglich um die 20%-Aufgaben zu kümmern und nur die 80%-Aufgaben erledigen, die sich nicht vermeiden lassen.

Ein Hinweis noch zur 80/20 Regel: Es müssen nicht immer 80% bzw. 20% sein, damit es seine Gültigkeit hat. Es kann auch durchaus auch bspw. 70/30 sein – es geht dabei eher um das Prinzip an sich, nicht um starre Zahlen.

2. Aufräumen für mehr Effektivität

Räume deinen Schreibtisch bzw. dein Büro auf, bevor du gehst.

Unordnung auf deinem Schreibtisch oder in deinem Büro lenkt dich von deinen eigentlichen Aufgaben ab.

Es stört aber nicht nur deine Konzentration, sondern kostet dich auch zusätzlich Zeit, wenn du nach Unterlagen etc. suchen musst.

Extra-Tipp: Ähnlich solltest du es auch mit deinem PC bzw. dem Desktop halten. Auch hier ist Ordnung ein entscheidender Faktor für mehr Produktivität. Denn auch hier kostet dich jede Suche sinnlos viel Zeit.

3. Plane deinen Tag vor

Bevor du gehst, solltest du unbedingt deine Aufgaben für den nächsten Tag planen und festlegen. Achte dabei so viel wie möglich auf das oben beschriebene Pareto-Prinzip und setze Prioritäten.

Wenn du nämlich erst bei Arbeitsbeginn anfängst, darüber nachzudenken und zu planen, wirst du weder produktiv noch effektiv arbeiten.

Überprüfe, ob du alles hast, was du brauchst, um gleich loslegen zu können. Es wird dir später viel Zeit sparen.

Extra-Tipp: Plane nicht zu viele Aufgaben ein. Deine To-Do-Liste muss realistisch und machbar sein.

4. Lerche oder Eule?

Der frühe Vogel fängt den Wurm oder doch: Die zweite Maus bekommt den Käse?

Was passt besser zu dir? Bist du eher der Frühaufsteher und schaffst viel in den frühen Morgenstunden oder bist du eher die Nachteule, die spät Abends und Nachts am produktivsten ist?

Lass dich nicht von den vielen Predigern und Befürwortern des Frühaufstehens verunsichern – folge deiner inneren Uhr, deinem eigenen Biorhythmus!

Sicherlich, wenn du dich mit den Biografien vieler erfolgreicher Menschen bzw. Machern befasst, wirst du häufig feststellen, dass sie als einen wesentlichen Erfolgs-Faktor das frühe Aufstehen benennen.

Tatsächlich sind viele Menschen in den frühen Morgenstunden am produktivsten. Und auch zahlreiche erfolgreiche Persönlichkeiten sind dafür bekannt, dass sie ihren Tag zwischen 4:00 und 5:30 Uhr Morgens beginnen bzw. begonnen haben. Sie schwören darauf, in den frühen Morgenstunden effektiv und effizient zu arbeiten. 

Wenn du dich zum Frühaufsteher entwickeln möchtest, kannst du dich natürlich auch erst schrittweise an deine angestrebte Uhrzeit herantasten. Nach und nach wird es zur Gewohnheit und fällt dir immer leichter. Allerdings musst du deine abendliche Routine dieser Veränderung anpassen.

Dies gelingt jedoch nicht, wenn dein Biorhythmus anders arbeitet und du die geborene Nachteule bist.

Ich selbst konnte bereits während meiner Studienzeit wesentlich besser in der Nacht lernen – und auch später sind bei mir sämtliche Versuche zum Frühaufsteher zu werden, kläglich gescheitert.

5. Eliminiere deine Zeitdiebe

Zeitdiebe sind Ablenkungen und Unterbrechungen, die unsere Zeit kosten und uns von Wesentlichen fernhalten, aber kaum zum Erreichen unserer Ziele beitragen.

Hier eine (leider wahre) Geschichte, die sich bei mir über Jahre wiederholt hat:

Wenn ich es dann doch angegangen bin, war es dann wesentlich weniger schlimm als der wochenlange Kampf mit dem inneren Schweinehund!

Erst seit einigen Jahren habe ich dieses Phänomen nun im Griff, seit ich regelmäßig kleine Einheiten erledige.

Jeder von uns hat seine persönlichen Zeitdiebe, die er in den Griff bekommen muss.

Häufige Zeitdiebe sind unter anderem:

Um deine eigenen Zeitdiebe/Zeitfresser herauszufinden, hatte ich dir zu Beginn versprochen, dir ein cooles, kostenloses Tool vorzustellen.

Der Zeitfressermesser

Der Zeitfressermesser ist ein kostenloses Online-Tool, das vom Karriere SPIEGEL zur Verfügung gestellt wird.

>>> Zum Zeitfressermesser <<<

Du kannst bis zu 5 Tätigkeiten gleichzeitig und unabhängig voneinander abstoppen. Die Uhr läuft einfach im Hintergrund mit, solange das Fenster geöffnet ist und zeichnet die Zeit auf.

Wenn du bspw. einen Timer für E-Mails einstellst, läuft die Zeit im Hintergrund mit und sobald du fertig bist, kannst du ihn dann stoppen oder auf Pause drücken.

Dasselbe machst du mit den Sozialen Netzwerken und deinen restlichen Tätigkeiten.

Es ist sinnvoll, dies über einige Tage oder sogar Wochen hinweg zu machen, um deine größten Zeitdiebe/Zeitfresser herauszufinden.

Sobald du deine größten Zeitdiebe identifiziert hast, kannst du dich dann gleich dranmachen und sie minimieren, um produktiver und effizienter zu werden.

6. Welche Aufgaben zuerst erledigen?

Bei der Reihenfolge der Abarbeitung deiner To-Dos stellt sich die Frage:

Erst die schwierigste Aufgabe erledigen oder doch lieber mit ein paar einfachen Aufgaben in Fahrt kommen?

Beide Standpunkte haben ihre Berechtigung.

Wenn du mit einigen einfachen, kurzen Aufgaben startest, kann dies motivierend sein, da du gleich einiges abhaken kannst.

Allerdings ist da auch so ein Grummeln im Hinterkopf, ein fieser Troll, der dich ständig daran erinnert, das die ungeliebte, schwierigste Aufgabe immer noch auf dich wartet. Das kann die Laune wieder deutlich senken.

Und je länger du die ungeliebte Aufgabe vor dir her schiebst, desto mehr nimmt auch das Unbehagen zu.

Wenn du jedoch mit der schwierigsten, ungeliebten Aufgabe beginnst, macht sich eine anhaltende Erleichterung breit. Ein Wohlgefühl, von dem du zehren kannst.

Jetzt werden dir die anderen Aufgaben wesentlich schneller und einfacher von der Hand gehen, da du die Kröte bereits geschluckt hast.

“Wenn du einen Frosch essen musst, tue es am besten morgens als erstes.“
– Mark Twain

Ich persönlich finde es besser, die unangenehmen Aufgaben als erstes zu erledigen, damit diese abgehakt sind und oben erwähnter Troll es sich gar nicht erst gemütlich machen kann.

7. Die Sache mit dem Multitasking

Es gab eine Zeit, da galt Multitasking als das Erfolgsrezeptschlechthin.

Da Frauen eine besondere Fähigkeit zum Multitasking zugeschrieben wird, wollten viele Männer plötzlich “die besseren Frauen sein”.

Inzwischen ist man davon wieder abgekommen und nun wird fleißig gewarnt vor Multitasking. “Vermeide Multitasking!” ist zum geflügelten Schlagwort geworden.

Was ist nun richtig?

Meine persönliche Erfahrung ist, dass es schlicht auf die Tätigkeit ankommt, ob Multitasking sinnvoll ist oder nicht.

Bei Aufgaben, die deine volle Konzentration erfordern, solltest du Multitasking unbedingt vermeiden.

Bei anderen Tätigkeiten, wie etwa beim Joggen, Radeln, allgemeine Arbeiten im Haushalt etc. ist Multitasking jedoch sehr sinnvoll.

Ich selbst höre beim Radeln, Nordic Walken und vielen Hausarbeiten sehr gerne Hörbücher, Podcasts und Ähnliches. Dabei bekomme ich oft die besten Ideen für meine Projekte.

Wenn ich jedoch an einem Projekt arbeite bzw. mich auf etwas richtig konzentrieren muss, eliminere ich alle Ablenkungen so gut wie möglich und konzentriere mich nur auf diese Aufgabe.

Die große Gefahr ist sonst nämlich, dass sich Fehler einschleichen und dann wesentlich mehr Zeit für die Korrekturen dieser Fehler draufgeht als man beim Multitasking eingespart hat.

Die Zeit hat in einem interessanten Artikel die Ergebnisse einiger Studien zum Multitasking zusammengefasst und diese sind teils erschreckend.

Bspw. wurden in einer Studie begabte und hochbegabte Harvard-Studenten getestet. Ihre Gedächtnisleistung fiel teilweise auf die von 8-jährigen Kindern ab.

Bei einem anderen Test der Universität Utah sollten die Probanten in einem Fahrsimulator während des Fahrens telefonieren und in einem weiteren Versuch sogar eine SMS schreiben. Die Leistungsfähigkeit sank um bis zu 40 Prozent ab, der Stress-Level stieg und die Fehlerquote stieg vergleichbar zu betrunkenen Fahrern mit 0,8 Promille.

8. Delegieren & Outsourcen

Was die Produktivität und Effizienz enorm mindert, ist die Einstellung, alles selbst erledigen zu wollen oder müssen.

In großen Firmen ist es selbstverständlich, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und die anderen Aufgaben auszulagern.

Auch als Solopreneur sollte man sich auf die eigene Kernkompetenz konzentrierenund fachfremde Aufgaben lieber outsourcen.

Wir können schließlich nicht alles gleich gut und besonders fachfremde Aufgaben, die anfallen, kosten uns sinnlos viel Zeit, die wir wesentlich besser investieren können. Und die Qualität ist dann häufig ebenfalls schlechter.

Dasselbe gilt für Aufgaben, die du zwar selbst erledigen könntest, die dich aber unnötig viel deiner Zeit kosten, dir keinen Spaß machen und sich für relativ wenig Geld outsourcen lassen. 

9. Prozesse automatisieren

10. Pausen einlegen

Wenn man zu Hause arbeitet, geraten regelmäßige Pausengerne ins Hintertreffen.

Das ist allerdings absolut falsch, denn Pausen sind wichtig für die Konzentration. 

Verzichtest du auf regelmäßige Pausen, läufst du Gefahr, mehr Fehler zu machen, langsamer und weniger produktiv zu werden.

Auch wenn du zu Hause arbeitest, solltest du dir angewöhnen, alle 1-2 Stunden etwa 5-10 Minuten Pause zu machen. Eine gute Gelegenheit für eine kleine Pause ist bspw. zwischen zwei To-Dos.

Koche dir einen Tee oder Kaffee, esse etwas Obst, vertrete dir die Beine, atme kurz durch an der frischen Luft, mach ein kurzes Workout oder was dir sonst Spaß macht, dein Stress-Level senkt und deinem Gehirn etwas Erholung und Entspannung bringt.

Entscheidend für den Erholungseffekt ist jedoch, dass du nicht wartest, bis du absolut ausgepowert bist und nicht mehr kannst, sondern rechtzeitig eine Pause einlegst.

Wenn du erst so erschöpft bist, ist es zu spät für ein kleines Päuschen…

Wie steigerst du deine Produktivität bzw. bezwingst deinen inneren Schweinehund?

Beginnst du eher mit der Kröte oder bringst du dich mit einigen einfachen Aufgaben in den Arbeitsfluss?

Weitersagen ausdrücklich erwünscht ;-)